De tijd dat je een boekhoudafdeling had met grote kasboeken waarin iedere bon met de hand in moest worden meegenomen is al heel lang verleden tijd. Toch zijn er bedrijven die naast een boekhouding op de computer ook nog een papieren boekhouding bij houden. Op zich niet zo vreemd; mocht er iets met de computer gebeuren, dan heb je nog altijd een schaduwboekhouding om weer mee te beginnen. Deze schaduwboekhouding kan je ook online opslaan, evenals je gewone boekhouding natuurlijk. Er zijn verschillende online programma’s waarmee je snel en gemakkelijk je boekhouding kan doen. Door online programma’s vergelijken kun je voor je bedrijf snel het beste programma kiezen. En met deze tips wordt het veilig online boekhouden net zo makkelijk.
Kies een programma wat past bij je bedrijf
Wellicht een open deur, maar wel een hele belangrijke. Bij het vergelijken van programma’s is het goed om te kijken wat er nu echt past bij je bedrijf. Zo zijn er online boekhoudprogramma’s speciaal ontwikkelt voor de zzp’er, het MKB, verenigingen en grote bedrijven. Waarom zou je daar op moeten letten? De reden is simpel; ieder bedrijf is anders en als je alleen bent in het bedrijf, heb je geen uitgebreide programma’s nodig. Misschien is dan gewoon een goede kennis van Excel voldoende om je eigen boekhouding te doen. Werk je met een boekhouder, dan is het aan te raden alles online in te kunnen dienen (zoals bonnetjes en facturen), zodat er geen documenten wegraken en je boekhouder snel en gemakkelijk alles kan invoeren voor kloppende boeken. Hou daarnaast rekening met je budget voor het programma.
Veilig online boekhouden
De online programma’s bevatten uiteraard de allerbeste beveiligingssoftware om hackers buiten te deur te houden. Als je je hebt aangemeld bij de website, stel je uiteraard ook een zeer moeilijk te raden sterk wachtwoord in. Een sterk wachtwoord bevat minstens acht tekens, bestaande uit een combinatie van letters, cijfers en minstens één leesteken. Is er geen maximum gebonden aan het aantal tekens wat een wachtwoord lang mag zijn, verzin dan eens een wachtwoordzin zonder spaties. Een wachtwoord als ikhouvankru1dkoek! is moeilijker te raden dan een combinatie van je naam en geboortejaar. Het is wellicht wat overbodig om te zeggen, maar deel je wachtwoord met niemand. Behalve dan met degene die in je bedrijf de boekhouding doet. Een tweestapsverificatie helpt overigens ook om de toegang tot het programma te versterken.
Regelmatig updaten bevordert de veiligheid
Wanneer software nooit een update krijgt, wordt het eenvoudiger voor hackers om bij je gegevens te komen. De beveiligingssleutels verouderen namelijk of worden bekend bij hackers, waardoor ze gemakkelijk kunnen inbreken. Veel online boekhoudprogramma’s zorgen voor automatische updates van deze online beveiliging. Zo veranderen ze eigenlijk steeds de sloten op de deur, waardoor een hacker het steeds moeilijk wordt gemaakt om in te breken. Veel goede online boekhoudprogramma’s doen dit regelmatig zelf, zodat je er geen omkijken naar hebt. Het is daarom een goede keuze om voor een programma te gaan met automatische updates. Overigens is het mogelijk om zelf deze software updates te doen om je programma een veiligheidsupdate te geven. Een tip: zet dit in een agenda en maak er een terugkerende afspraak van, zodat je het niet kan vergeten.
Goede redenen voor online boekhouding
Hoewel online boekhouden kwetsbaar kan zijn voor hackers, zitten er verder veel voordelen aan. Zo kost het veel minder tijd om je boekhouding te doen, werk je sneller met je accountant, kun je altijd en overal de financiële stand van zaken van je bedrijf inzien en je kan digitaal factureren. De factuur rolt zo uit het boekhoudprogramma en vaak kun je nog je huisstijl iets aanpassen. Bovendien is het gemakkelijker om al je administratie voor langere tijd te bewaren. De Kamer van Koophandel geeft aan dat je de financiële administratie minimaal zeven tot tien jaar moet bewaren. Zelfs bij een eenmanszaak kan een dergelijke administratie veel ruimte innemen. Online zie je er eigenlijk niets van, maar heb je wel alles bij de hand indien dat nodig is.
Tips veilig online boekhouden
Kies altijd voor een betrouwbaar softwareprogramma. Er zijn al apps en programma’s die je gratis kan gebruiken en die allerlei voordelen bieden. Meestal zijn dit uitgeklede versies van dergelijke apps en programma’s. Neem je een abonnement, betaal dan met een creditcard. Zo ben je verzekerd voor de aankoop van of het abonnement op een online boekhoudprogramma. Zorg daarnaast dus voor een sterk wachtwoord en ga voor een tweestapsverificatie om ervoor te zorgen dat je zeker weet dat er geen misbruik van kan worden gemaakt. Heb je de mogelijkheid voor een wachtwoordzin, dan raden we dat sterk aan voor extra veiligheid.
