[easy-social-share counters=0]
Het gebruik van social media is tegenwoordig niet meer weg te denken van de werkvloer. Van het regelmatig checken van persoonlijke Facebookberichten tot het posten van Tweets over de nieuwste winstcijfers; privé en zakelijk gebruik lopen vaak flink door elkaar. Over hoe je omgaat met deze kanalen binnen en buiten werktijd kan je afspraken maken. Je doet dat via een social media protocol.
Waarom is een social media protocol voor bedrijven noodzakelijk?
De inzet en het gebruik van social media kanalen is binnen bedrijven steeds vaker punt van discussie. En meestal gaat het veel verder dan alleen afstemming vinden over hoe regelmatig privé-accounts mogen worden geraadpleegd. Want hoewel de reikwijdte van Twitter, Facebook en LinkedIn bedrijven ontzettend veel kansen biedt om de naamsbekendheid te vergroten en klanten beter en sneller te benaderen, is er ook een keerzijde. Want wat doe je als een medewerker een netelige kwestie uit een vergadering op zijn blog naar buiten brengt? Of via Facebook een heftige discussie aangaat met een van je belangrijkste klanten?
Voordelen van een social media protocol
Dergelijke excessen zijn te voorkomen door het invoeren van een social media protocol. Daarin leg je omgangsregels vast over het gebruik van sociale netwerken binnen en buiten werktijd. Je zorgt er zo voor dat iedereen wat dat betreft op een lijn komt te zitten, want vaak verschillen intern de visies daarover nogal. Waar de een juist allerlei kansen ziet waarvan de onderneming zou kunnen profiteren, ziet de ander vooral gevaren om de hoek loeren. Met zo’n code laat je zien hoe het bedrijf aankijkt tegen het speelveld. In een ideale mix zitten dan ook niet alleen regels van wat wel en niet kan, het is ook belangrijk om activerende richtlijnen op te nemen waarmee medewerkers gestimuleerd worden deze kanalen op een positieve wijze te benutten.
Bewustzijn en verantwoordelijkheid
Een social media code voorkomt niet alleen misverstanden, je creëert ook bewustzijn over de kracht van deze kanalen. Want vaak zijn medewerkers onbekend met de omvang en impact van sociale netwerken. Vaak hebben ze er helemaal geen erg in dat een onschuldig berichtje soms ernstige gevolgen kan hebben voor de reputatie van het bedrijf. Het is dan ook belangrijk zo’n protocol niet alleen uit te delen, maar ook mondeling toe te lichten en daarover met elkaar in gesprek te gaan. Op die manier raakt iedereen sterker gemotiveerd om ook online zijn verantwoordelijkheid te nemen.
Hieronder een aantal punten die je in een social media protocol kunt opnemen:
[tie_list type=”checklist”]
- Het is medewerkers toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft die de organisatie schaadt. Informatie delen gebeurt op persoonlijke titel . Gaat het om werk gerelateerde zaken, dan vermelden personeelsleden altijd hun naam, functie en de naam van het bedrijf.
- Alle medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor alles wat ze plaatsen op Twitter, blogs, Facebook, LinkedIn en andere social media kanalen, behalve als dit vanuit hun functie wordt opgedragen. Iedereen is zich ervan bewust dat alle gepubliceerde inhoud lang openbaar blijft en invloed kan hebben op zijn privéleven.
- Iedere werknemer treedt op als ambassadeur van het bedrijf. Publiceert de werknemer ook buiten kantooruren in sociale netwerken over bedrijfsgerelateerde zaken? Dan dient hij het bedrijf te vertegenwoordigen zoals hij dat ook intern ten overstaande van klanten en collega’s doet.
- Wees bij ieder online gesprek met een klant of derde partij bewust van wat je zegt; check niet alleen of alle feiten die je schrijft kloppen, maar ook of het geen vertrouwelijke informatie betreft. Vermijd heftige discussies en breng een ander niet in diskrediet of verlegenheid. Kan je geen duidelijk antwoord formuleren of loopt het gesprek uit de hand, meld dan dat je er op terugkomt en raadpleeg een leidinggevende.
- Het management heeft een grote verantwoordelijkheid en voorbeeldfunctie ten aanzien van online activiteiten. Bestuurders en leidinggevenden worden vaak gevraagd om op persoonlijke titel via social media te publiceren of te discussiëren. Juist dan is het belangrijk te bepalen of dit gedaan wordt als privépersoon of vanuit hun functie binnen het bedrijf. Ga ook na welke invloed de publicatie eventueel kan hebben op de rest van het bedrijf.
[/tie_list]
Verschillende online protocollen en gedragsregels
Het samenstellen van een social media protocol is meestal maatwerk. Omdat visies over het nut van social media kanalen uiteenlopen kan de inhoud flink verschillen. Zo zal de één prima uit de voeten kunnen met een aantal regels over smartphone- en internetgebruik onder werktijden, de andere onderneming wil graag tot in detail vastleggen hoe het bedrijf online het beste naar voren kan worden gebracht. Let er ook op dat voor de invoering van een dergelijk protocol vaak instemming van de ondernemingsraad is vereist.
Tips over veilig internetgebruik!
Wil je meer leren over veilig internetten? Bekijk dan eens ons artikel “Cyberpesten voorkomen en stoppen!” of lees hoe je sexting, ransomware of identiteitsfraude kan voorkomen. Al onze tips over veilig internetgebruik vind je in de categorie “Veilig internetten”.
